Daily Routine
Articles
Penerimaan Bahan & Barang
Penerimaan bahan, barang maupun lainnya dari pihak luar melewati bagian gudang.
Cek apakah kedatangan bahan sudah terjadwal dan terinput di sistem Blue atau Notifikasi WA dari Customer Care. Jika belum agar melapor ke manajemen terlebih dulu.
Selanjutnya dilakukan pengecekan kesesuaian barang serta jumlah kuantitas melalui surat jalan & fisik. Jika sesuai lanjutkan pendataan foto dan lainnya ke sistem sebelum melakukan pembongkaran. Jika terjadi perbedaan barang serta kuantitas agar melapor ke manajemen terlebih dulu.
Selama proses pembongkaran pastikan tiap bahan kemasannya dalam keadaan baik dan tidak melebih standar batas expiry yang sudah ditetapkan, untuk daging maksimal 6bulan sebelum tanggal expiry bahan.
Untuk penempatan rujuk panduan penyimpanan bahan baku daging.
Cek apakah kedatangan bahan sudah terjadwal dan terinput di sistem Blue atau Notifikasi WA dari Customer Care. Jika belum agar melapor ke manajemen terlebih dulu.
Selanjutnya dilakukan pengecekan kesesuaian barang serta jumlah kuantitas melalui surat jalan & fisik. Jika sesuai lanjutkan pendataan foto dan lainnya ke sistem sebelum melakukan pembongkaran. Jika terjadi perbedaan barang serta kuantitas agar melapor ke manajemen terlebih dulu.
Selama proses pembongkaran pastikan tiap bahan kemasannya dalam keadaan baik dan tidak melebih standar batas expiry yang sudah ditetapkan, untuk tepung maksimal 6bulan sebelum tanggal expiry bahan.
Untuk penempatan rujuk panduan penyimpanan bahan baku tepung
Cek apakah kedatangan bahan sudah terjadwal dan terinput di sistem Blue atau Notifikasi WA dari Customer Care. Jika belum agar melapor ke manajemen terlebih dulu.
Selanjutnya dilakukan pengecekan kesesuaian barang serta jumlah kuantitas melalui surat jalan & fisik. Jika sesuai lanjutkan pendataan foto dan lainnya ke sistem sebelum melakukan pembongkaran. Jika terjadi perbedaan barang serta kuantitas agar melapor ke manajemen terlebih dulu.
Selama proses pembongkaran pastikan tiap bahan kemasannya dalam keadaan baik dan tidak rusak.
Untuk penempatan rujuk panduan penyimpanan wrap & lakban
Cek kondisi bahan, kawal proses penyimpanan serta catat dan laporkan berat riil barang ke sistem melalui form penerimaan bahan basah.
Laporkan segera kepada manajemen jika menemukan keanehan seperti kualitas bahan yang jelek kepada manajemen disertai dengan foto pendukung.
Cek apakah kedatangan bahan sudah terjadwal dan terinput di sistem Blue atau Notifikasi WA dari Customer Care. Jika belum agar melapor ke manajemen terlebih dulu.
Selanjutnya dilakukan pengecekan kesesuaian barang serta jumlah kuantitas melalui surat jalan & fisik barang.
Berkoordinasi dengan PIC tiang untuk mengecek sample kualitas bahan.
Untuk penempatan sementara, taruh sekitar teras rumah kantor untuk sampling pengecekan kualitas barang.
Cek apakah kedatangan bahan sudah terjadwal dan terinput di sistem Blue atau Notifikasi WA dari Customer Care. Jika belum agar melapor ke manajemen terlebih dulu.
Selanjutnya dilakukan pengecekan kesesuaian barang serta jumlah kuantitas melalui surat jalan & fisik barang.
Untuk penempatan sementara, taruh sekitar teras rumah kantor untuk diberikan label kedatangan barang terlebih dulu.
Penyimpanan Bahan & Barang
Proses penempatan dan penyimpanan bahan maupun barang setelah diterima sampai dengan input data yang diperlukan.
Lihat instruksi penempatan pada Blue atau Notifikasi WA dari Customer Care.
Rencanakan penempatan dengan cara simulasi total penerimaan bahan dibagi susunan per tingkat lalu tingkat yang diperlukan. Jika ternyata tidak memungkinkan penyimpanan sesuai instruksi maupun tidak pada kebiasaannya contoh daging di CR4, koordinasikan terlebih dulu dengan manajemen dengan memberikan saran maupun konfirmasi.
Rapihkan, tata ulang bahan-bahan yang mungkin menghalangi jalan atau penempatan bahan, jika diperlukan geser bahan lama ke lokasi lainnya supaya memudahkan akses dan pengelompokan bahan sesuai merk dan jenisnya.
PASTIKAN DALAM RENCANA:
1. Barang yang lama bisa diakses dan dipakai terlebih dulu.
2. Memungkinkan akses untuk pengambilan bahan lainnya (tidak menutupi jalan).
3. Berikan jarak / sela untuk sirkulasi udara (tidak menempel penuh).
4. Ikuti standar susunan bahan untuk mudahkan perhitungan dan mengelak salah hitung saat opname (tidak berubah-ubah).
Lihat instruksi penempatan pada Blue atau Notifikasi WA dari Customer Care.
Rencanakan penempatan dengan cara simulasi total penerimaan bahan dibagi susunan per tingkat lalu tingkat yang diperlukan. Jika ternyata tidak memungkinkan penyimpanan sesuai instruksi maupun tidak pada kebiasaannya seperti potato starch atau tsp, koordinasikan terlebih dulu dengan manajemen dengan memberikan saran maupun konfirmasi.
HINDARI merubah-ubahpenempatan suatu bahan ke tempat lainnya karena akan berdampak pada saat proses opname dan bingung bagian lain yang mengambil bahan.
Rapihkan, tata ulang bahan-bahan yang mungkin menghalangi jalan atau penempatan bahan, jika diperlukan geser bahan lama ke lokasi lainnya supaya memudahkan akses dan pengelompokan bahan sesuai merk dan jenisnya.
PASTIKAN DALAM RENCANA:
1. Barang yang lama bisa diakses dan dipakai terlebih dulu.
2. Memungkinkan akses untuk pengambilan bahan lainnya (tidak menutupi jalan).
3. Berikan jarak / sela untuk sirkulasi udara (tidak menempel penuh).
4. Ikuti standar susunan bahan untuk mudahkan perhitungan dan mengelak salah hitung saat opname (tidak berubah-ubah).
Khusus untuk bahan basah bombay & jahe karena pengiriman dilakukan rutin dan tidak menentu, maka yang perlu diperhatikan adalah ketika pengiriman dilakukan pada jam kerja, maka gudang wajib mendampingi pengantar sampai dengan penyimpanan.
Banyak kejadian sebelumnya ketika penyimpanan dilakukan oleh pihak pemasok (terutama ketika berganti pengantar, akan susun secara horizontal), sekitar 30 sd 60menit kemudian susunan roboh sehingga mendorong pintu chiller terbuka semalaman dan menyebabkan mesin chiller rawan rusak.
Lihat instruksi penempatan pada Blue atau Notifikasi WA dari Customer Care.
Susun, kumpulkan dan rapikan stok barang lama pada posisi mudah dijangkau oleh bagian produksi, supaya barang lama bisa dipakai terlebih dulu. Tambahkan tulisan “LAMA” dengan spidol untuk memudahkan identifikasi barang yang harus digunakan terlebih dulu.
Adapun barang baru, supaya diberikan label kedatangan barang internal per dusnya dengan posisi sisi samping kardus pada posisi kanan atas. Tanpa perlu menuliskan “BARU”.
Untuk penataan wrap 30cm & 35cm ada batas pemisah, supaya tidak melebihi batas juga berikan jarak pemisah untuk idetifikasi ketika opname dan tidak tertukar.
Lihat instruksi penempatan pada Blue atau Notifikasi WA dari Customer Care.
Untuk tugas penyimpanan tiang serta penempelan label penerimaan internal dilakukan oleh PIC tiang, tugas gudang hanya memastikan jumlah yang diterima sesuai berita acara internal serta surat jalan / faktur dari pemasok.
Untuk penampungan sementara di sekitar area teras rumah kantor.
Lihat instruksi penempatan pada Blue atau Notifikasi WA dari Customer Care.
Secara umum ada 2kelompok chemical, yaitu cairan dalam jerigen & bubuk dalam ember. Untuk chemical dalam jerigen penyimpanan di teras rumah kantor bawah meja. Adapun chemical dalam ember di bawah meja penyimpanan kardus terpakai.
Sebelum penyimpanan lakukan penempelan label penerimaan barang internal untuk memudahkan pelacakan kemudian hari.
Picking & Packing
Picking (Ambil Barang)
Ada beberapa tahapan dalam proses “PICKING” barang, yaitu:
Semua pesanan sekecil apapun harus melewati CS.
Gudang hanya bisa mengambil barang sebatas yang sudah diperintahkan oleh CS ataupun nota transaksi yang sudah ditandatangani oleh CS. Penambahan barang saat pengambilan barang harus dikonfirmasi kepada CS dengan cara mengecek faktur penjualan saat serah terima kepada pelanggan.
Pengambilan barang tanpa koordinasi dan perintah ambil merupakan FRAUD (kesalahan).
Bilamana belum ada perintah picking maupun nota transaksi maka Gudang bisa meminta pelanggan untuk ke kantor terlebih dulu atau mendatangi CS secara langsung tidak melalui pesan WA untuk konfirmasi dan minta dibuatkan perintah picking.
Pastikan barang yang diambil (picking) sesuai PERSIS secara jenis maupun kuantitas.
Jika ternyata barangnya kosong, DILARANG berinisiatif untuk mengubah ke item lainnya tanpa konfirmasi kepada pelanggan melalui CS.
Contohnya TB Yufa 2pak kepada TB Madina 1pak meski sama-sama tortilla, isi dan harga.
Periksa kesesuaian barang dan jumlah pada perintah picking dengan faktur jualan saat serah terima barang baik kepada CS, Logistik maupun pelanggan. Jika terdapat perbedaan bawakan ke kantor untuk verifikasi CS.
Koreksi secara manual (coret pulpen) maupun pembiaran merupakan FRAUD serta pelanggaran yang merugikan perusahaan.
Packing (Bungkus Barang)
Untuk pelanggan tertentu jika diperlukan packing, maka dilakukan oleh bagian Gudang dengan rapat dan rapih sebagai bentuk pelayanan terhadap pelanggan.
Adapun jika pelanggan meminta untuk packing dengan bahan tertentu seperti styrofoam yang memerlukan pengadaan maka biaya pembelian termasuk ongkirnya tersebut ditanggung oleh pelanggan dengan kesepakatan terlebih dulu, lalu dibebankan sebagai biaya talangan packing.
Tiang
Alasan utama harus dilakukan pengecekan saat ada pengembalian maupun tukar tiang karena ada nilai pengadaan, jika tidak di kawal maka akan menyebabkan kerugian yang tidak terlihat, dalam jangka panjang akan membahayakan aliran tunai karena terus menombok dan pengadaan tiang baru secara berterusan.
Pengecekan Tiang Kembali
Pengecekan secara jumlah tiang dan piringan serta kondisi tiang. Jika tiang sudah rusak dan tidak lagi bisa dipakai maka tidak terhitung sebagai pengembalian / tukar tiang dan harus dilakukan koreksian jumlah serta dilaporkan ke pihak pelanggan sebagai bentuk transparansi dan edukasi.
Pencatatan tiang kembali yang diterima di tempat menjadi tanggung jawab gudang untuk mencatat di form kembali tiang berikut dengan nama pelanggan. Adapun tiang kembali saat pengiriman oleh internal menjadi tanggung jawab pelaksana pengantaran meskipun bukan bagian logistik.
Perbaikan Tiang
Dilakukan supaya tiang layak dipakai kembali dengan standar minimal, sekaligus menyortir kembali tiang-tiang atau piringan yang tidak lagi bisa diperbaiki.
Dilakukan siang maupun sore hari selesai kegiatan produksi.
Tiang maupun piringan yang memang tidak lagi bisa diperbaiki harus dipisahkan dan dilaporkan kepada atasan langsung secara mingguan sebelum melakukan tindakan selanjut.
Pengadaan Barang
Ajukan pengadaan plastik kepada manajemen beserta jumlah pak untuk masing-masing ukuran.
Perhatian! : Dilarang untuk langsung memesan atau pengadaan barang tanpa persetujuan manajemen
Kontak : Fian (Plastik)
Pisau langsung melakukan pemesanan melalui form order air galon.
Untuk pemesanan air galon tidak perlu persetujuan manajemen. Penting untuk mengawal ketika proses muat turun barang dan pertukaran jumlah galon. Karena kadang kala yang diantar kurang dari yang dipesan.
Tortilla, Saus, Mayo maupun Burner ajukan melalui form pengingat pengadaan