Opname
Opname adalah proses mencocokkan jumlah data riil barang dengan yang di sistem. Yang dipegang adalah angka rill, maka mengeceknya adalah dengan perhitungan riil fisik. Artinya ketika ada perbedaan, maka angka disistem dilakukan penyesuaian setelah dilakukan pengecekan ulang apakah memang sudah benar hitungan riilnya.
Waktu Opname
Opname dilakukan pada tanggal terakhir kerja bulan berjalan. Contoh, jika pada bulan tersebut 31 hari sedangkan tanggal 31 jatuh pada hari Sabtu, maka opname dilakukan pada tanggal 30.
Namun jika ternyata tanggal 30 libur operasional, maka opname dilakukan pada tanggal 29.
Sedangkan pada hari opname, opname bisa dilakukan HANYA jika bidang tersebut sudah tuntas operasinya pada hari tersebut untuk mencegah kesalahan opname karena potensi penggunaan bahan / barang maupun kedatangan bahan / barang.
Contohnya, untuk opname bahan baku bisa dilakukan jika bagian produksi pos flaker sudah selesai kegiatannya meski pos lainnya masih berlangsung. Adapun untuk tepung wajib memastikan proses pengolahan tepung pada hari tersebut sudah tuntas.
Lingkup Opname Gudang
Buffalo, Daging CL, Fat, BLD dan lainnya jika ada
Semua jenis tepung-tepungan maupun btp baik diruang penepung, gudang tepung maupun ruang kumpul
Bawang-bawang & Jahe
Wrap, Lakban & lainnya jika ada penambahan waktu mendatang
Tortilla (masing-masing), Canai, Saus, Mayones, Burner, Pisau dan lainnya jika ada
Semua varian dan ukuran kemasan Kebab
Tips Opname
Memastikan susunan rapih dan bedakan kemasan yang utuh dan yangg sudah terbuka. Penataan yang berbeda-beda setiap bulannya akan meningkatkan risiko salah hitung karena menggunakan metode asumsi jumlah tumpukan tiap barisnya.
Selalu menggunakan insting “curiga” dalam proses opname, seperti apakah benar perhitungan ini, kemasan tersebut masih utuh atau sudah dibuka, kenapa penempatannya berbeda, tumpukan perbarisnya benar enggak sedangkan tertutup, apakah akan datang yang baru atau penggunaan setelah pengecekan ini dan lainnya.
Jika terdapat selisih yang lumayan lebih dari 10kg kemungkinan besar ada salah perhitungan riil. Cek kembali, jika tetap tidak menemukan konsultasikan kepada atasan langsung untuk dilakukan justifikasi perlakuan sebelum melakukan input data rekonsiliasi.
Rekonsiliasi Data
Arti dari rekonsiliasi itu sendiri adalah penyelesaian perselisihan. Dalam hal ini selisih pada kuantitas barang riil dengan data di sistem. Untuk kelancaran pembuatan keputusan harian, maka data di sistem haruslah dilakukan penyesuaian juga sebagai catatan evaluasi apa penyebab selisih, apakah kesalahan input data, penyusutan bahan maupun fraud seperti pencurian baik sengaja maupun tidak.
Jika selisih data ini dibiarkan ada beberapa dampak terhadap operasi bisnis, antaranya:
1. Over stok karena mengira barangnya kurang atau kosong
2. Shortage (kehabisan bahan) sehingga menghambat proses produksi dan penjualan
3. Cashflow berantakan karena salah alokasi karena salah keputusan akibat dari salah informasi serta banyak hal-hal negatif lainnya.
